Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument wystawiany przez sprzedawcę lub usługodawcę, który informuje potencjalnego nabywcę o szczegółach transakcji. Nie jest to jednak dokument księgowy, który potwierdza dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, ani nie stanowi podstawy do odliczenia podatku vat. Jej głównym celem jest przedstawienie warunków sprzedaży – takich jak cena, ilość towarów, stawki podatku, terminy płatności oraz dane sprzedawcy i nabywcy. Jest to swego rodzaju wstępna oferta handlowa, która ma na celu ułatwienie klientowi podjęcia decyzji o zakupie i zorganizowaniu środków na jego realizację. Wystawienie faktury pro forma nie zobowiązuje żadnej ze stron do zawarcia transakcji, ale stanowi wyraz intencji sprzedaży.
Kiedy warto wystawić fakturę pro forma?
Istnieje wiele sytuacji, w których wystawienie faktury pro forma jest korzystne dla obu stron transakcji. Najczęściej dokument ten jest wykorzystywany w przypadku zamówień niestandardowych, gdzie konieczne jest dokładne ustalenie wszystkich parametrów przed realizacją. Jest to również przydatne, gdy klient potrzebuje potwierdzenia kosztów przed podjęciem ostatecznej decyzji, na przykład w celu uzyskania finansowania lub zaakceptowania budżetu wewnętrznego. Firmy często stosują faktury pro forma przy eksportowaniu towarów lub usług, ponieważ mogą być one wymagane przez banki lub inne instytucje finansowe do celów celnych lub weryfikacyjnych. Dodatkowo, gdy termin realizacji zamówienia jest odległy, faktura pro forma pozwala na zabezpieczenie ceny i poinformowanie klienta o przewidywanych kosztach. Warto również stosować ją w przypadku nowych klientów, aby zbudować zaufanie i pokazać profesjonalizm firmy.
Zawartość faktury pro forma
Mimo że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, powinna zawierać kluczowe informacje, które pozwolą klientowi na pełne zrozumienie oferty. Podobnie jak w przypadku zwykłej faktury, musi zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwy firm, adresy oraz numery identyfikacyjne (np. NIP). Niezbędne są również szczegółowe informacje o towarach lub usługach, takie jak ich nazwy, ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowe. Łączna kwota brutto i netto transakcji również powinny być uwzględnione. Ważne jest, aby na dokumencie wyraźnie zaznaczyć, że jest to „faktura pro forma”, aby uniknąć pomyłek. Dodatkowe informacje, takie jak termin płatności, warunki dostawy czy dane do kontaktu, również zwiększają jej wartość informacyjną.
Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT
Podstawowa różnica między fakturą pro forma a fakturą VAT polega na ich charakterze prawnym i księgowym. Faktura pro forma jest jedynie ofertą handlową, która nie rodzi skutków podatkowych ani nie stanowi dowodu księgowego. Nie można na jej podstawie odliczyć podatku VAT ani zaksięgować kosztu. Natomiast faktura VAT jest dokumentem księgowym, który potwierdza faktyczne wykonanie sprzedaży lub świadczenie usługi i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. Dopiero wystawienie faktury VAT (lub faktury korygującej, jeśli była wcześniej wystawiona faktura pro forma) jest momentem, w którym transakcja staje się prawnie wiążąca z punktu widzenia podatków. Warto pamiętać, że po wystawieniu faktury pro forma, sprzedawca nadal może zmienić warunki transakcji, dopóki nie wystawi ostatecznej faktury VAT.
Jak wystawić fakturę pro forma?
Wystawienie faktury pro forma jest zazwyczaj prostym procesem, który można przeprowadzić za pomocą dostępnych narzędzi. Wiele programów księgowych i systemów fakturowania oferuje dedykowane funkcje do tworzenia faktur pro forma. Alternatywnie, można ją stworzyć ręcznie, wykorzystując szablony dostępne w arkuszach kalkulacyjnych lub edytorach tekstu. Kluczowe jest, aby dokument zawierał wszystkie niezbędne dane, o których wspomniano wcześniej, oraz był wyraźnie oznaczony jako „faktura pro forma”. Po jej wygenerowaniu, należy ją przesłać klientowi, zazwyczaj drogą elektroniczną (e-mail) lub w formie papierowej. W przypadku dalszych ustaleń i potwierdzenia zamówienia, sprzedawca wystawia już właściwą fakturę VAT.
Kiedy faktura pro forma staje się fakturą VAT?
Faktura pro forma sama w sobie nigdy nie staje się fakturą VAT. Jest to odrębny dokument, który stanowi jedynie wstęp do zawarcia transakcji. Dopiero po otrzymaniu przez sprzedawcę potwierdzenia zamówienia lub wpłaty od klienta, i po faktycznym wykonaniu usługi lub wysyłce towaru, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę VAT. Ta faktura VAT będzie odzwierciedlać warunki ustalone w fakturze pro forma, ale będzie miała już status dokumentu księgowego i podatkowego. W praktyce, często sprzedawca wystawia fakturę VAT na podstawie danych zawartych w fakturze pro forma, po otrzymaniu od klienta informacji o akceptacji oferty i zamiarze realizacji zakupu. Ważne jest, aby nie pomylić tych dwóch dokumentów, ponieważ wiąże się to z konsekwencjami podatkowymi i księgowymi.
